Ogni volta che il titolare del trattamento raccoglie, elabora, conserva dati personali,  questi ha l’obbligo di fornire all’interessato del trattamento in essere tutte le informazioni ex art. 13 del GDPR.

Pertanto, l’obbligo permane in caso si effettui un trattamento mediante impianti di videosorveglianza, in quanto si rilevano immagini personali. Il documento deve fornire indicazioni riguardo le finalità perseguite dall’attività di controllo, fermo restando che riportare genericamente come scopo la sicurezza non risulta sufficientemente specifico.

Il Comitato europeo consiglia di optare per un approccio “stratificato” , composto da una prima informativa “sintetica” – indicata già nel provvedimento del 2004 –, sotto forma di segnaletica e contenente le sole informazioni più rilevanti, ed una “estesa” completa di tutti i contenuti di cui all’art. 13 del GDPR, resa all’interessato con altri mezzi.

 

Informativa sintetica: collocazione e contenuti

L’informativa sintetica relativa ad un sistema di videosorveglianza contiene indicazioni in merito al titolare del trattamento e la finalità perseguita. Può consistere in un cartello segnaletico, da collocare prima dell’entrata nel raggio d’azione della telecamera. Le informazioni fornite possono essere accompagnate da un’icona che espliciti immediatamente che l’interessato sta per transitare in una zona ripresa da videocamere. La segnaletica dovrà inoltre avere un formato e un posizionamento tale da risultare visibile anche nelle ore notturne, qualora il servizio di videosorveglianza si protragga in tali orari, nonché in ogni condizione ambientale.

L’informativa sintetica, infine, deve rinviare ad un testo più esteso e contenente tutti gli elementi di cui all’art. 13 del Regolamento europeo. Il titolare ha l’obbligo di renderla disponibile agevolmente e senza oneri per gli interessati, con modalità facilmente accessibili anche digitalmente tramite reti internet o affissioni in bacheche.

 

Informativa estesa: contenuti

Con riferimento all’informativa estesa (di secondo livello) relativa ad un impianto di videosorveglianza, si devono indicare, oltre agli elementi già riportati sulla segnaletica, i dati di contatto del titolare, la base giuridica del trattamento, l’eventuale trasferimento dei dati in un Paese terzo, il periodo di conservazione dei dati o i criteri per determinarlo e i diritti dell’interessato, unitamente alle possibili conseguenze in caso di mancato conferimento dei dati.

 

Base giuridica del trattamento

In linea di principio, la sussistenza di almeno una delle basi giuridiche di cui all’art. 6, par. 1, del GDPR rende lecito il trattamento dei dati.
Con riferimento al trattamento effettuato da sistemi di videoregistrazione all’interno o all’esterno della propria attività, la base giuridica risiede nel legittimo interesse del titolare, ossia qualora lo scopo del trattamento non possa essere raggiunto con altri mezzi meno invasivi, come nel caso della prevenzione di reati contro la proprietà e il patrimonio aziendale, gestione della sicurezza sul luogo di lavoro o prevenzione incendi.

Per fare ricorso al legittimo interesse come lecita base giuridica, il titolare deve operare un bilanciamento degli interessi e verificare la sua effettiva prevalenza sui diritti e le libertà degli interessati come, ad esempio, in caso di trattamento finalizzato alla protezione della proprietà da furti, aggressioni, danneggiamenti, rapine e atti vandalici. In base a quanto detto, inoltre, al titolare è richiesta la prova di tali accadimenti per giustificare l’interesse legittimo, nel pieno rispetto del principio di accountability.